Nutzungsbedingungen
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Bereitstellung und Nutzung von kidda durch Träger von Kindertageseinrichtungen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich seiner Anlagen gehört zum Nutzungsvertrag.
Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für das bereitgestellte Angebot einschließlich der kostenlosen Demo.
1 Anbieter und Vertragspartner
Anbieter ist Daniel Schuboth, tätig unter DS81 – Manufaktur für digitale Systeme, Frankenhainer Weg 25, 34613 Schwalmstadt, Deutschland. Du erreichst uns unter kontakt@kidda.express und 06691 9799040 (Anrufbeantworter).
Vertragspartner ist der bei der Registrierung beziehungsweise Bestellung bezeichnete Kita-Träger. Dazu gehören beispielsweise Städte, Gemeinden, kirchliche Träger, Vereine, Elterninitiativen und gewerbliche Betreiber. Eine einzelne Kita kann mit ihrem eigenen Träger buchen. Das Buchungsangebot richtet sich an institutionelle Kunden und an Personen, die für ihre berufliche oder selbstständige Tätigkeit handeln.
Wer einen Vertrag für einen Träger abschließt oder dessen Buchung ändert, muss dafür vertretungsberechtigt sein. Als „du“ sprechen wir in diesen Bedingungen die für den Träger handelnde Person an; vertragliche Pflichten treffen den Träger. Beschäftigte, Eltern und andere eingeladene Personen erhalten einen persönlichen Zugang mit den vom Träger vergebenen Rechten. Durch die Annahme einer Einladung entsteht für sie keine eigene Zahlungspflicht gegenüber DS81.
Individuelle Vereinbarungen und zwingendes Recht gehen diesen Bedingungen vor. Sollte im Einzelfall ein Verbrauchervertrag zustande kommen, bleiben die gesetzlichen Verbraucherrechte einschließlich eines bestehenden Widerrufsrechts uneingeschränkt erhalten.
2 Leistungen und Voraussetzungen
kidda unterstützt die Organisation von Trägern, Einrichtungen, Gruppen, Team und Eltern. Das Startpaket umfasst die bereitgestellten Funktionen für Anwesenheit und Abholung, Elternkommunikation, Nachrichten und Aushänge, Dienstplanung, Abwesenheiten und Zeitkonten sowie Termine, Umfragen und Essensplanung. Maßgeblich sind der vor der Buchung angezeigte Leistungsumfang und die Vertragsbestätigung. Spätere, gesondert angebotene Erweiterungen werden nur nach einer entsprechenden Buchung kostenpflichtig.
Du benötigst eine Internetverbindung und einen unterstützten, aktuellen Browser. Internetzugang und Endgeräte stellt der Träger beziehungsweise die jeweilige nutzende Person bereit. Ein persönlicher Zugang kann mehreren Trägern zugeordnet sein. Die Daten und Berechtigungen bleiben für jeden Träger getrennt.
Die Anwendung unterstützt fachliche Entscheidungen. Der Träger bleibt für Aufsicht, Personaleinsatz, arbeitsrechtliche Vorgaben, Betreuungsschlüssel und die Richtigkeit der Eingaben verantwortlich. Warnungen, Vorschläge und Berechnungen müssen von einer berechtigten Person geprüft werden. Bildungsdokumentation, medizinische Behandlung und die Abrechnung von Elternbeiträgen sind nicht Gegenstand des Startpakets.
Ein Alarm in kidda unterstützt die interne Verständigung. Er ersetzt weder einen Notruf noch ein unabhängiges Notfallverfahren. Seine Zustellung hängt unter anderem von Verbindung, Endgerät und Erreichbarkeit der beteiligten Personen ab.
Wir betreiben und warten die Anwendung, beheben Störungen und stellen erforderliche Sicherheitsaktualisierungen bereit. Planbare Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit im Voraus an und legen sie möglichst in Zeiten geringer Nutzung. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit oder eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird ohne gesonderte Vereinbarung nicht zugesagt. Gesetzliche Ansprüche bei Leistungsstörungen bleiben bestehen.
Zur notwendigen Störungsbearbeitung gehört eine auf tatsächlich auftretende technische Fehler begrenzte Diagnose der angeforderten Funktionen, einschließlich der erforderlichen Fehlerangaben aus der laufenden Browseranwendung. Sie dient der Eingrenzung und Behebung von Funktionsausfällen. Umfang, Schutzmaßnahmen, rechtliche Grundlagen und Löschfristen beschreiben die Datenschutzerklärung, der Cookie-Hinweis und für Organisationsdaten der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Einwilligung in Nutzungsanalysen, Werbung oder die Auswertung fachlicher Inhalte ist mit der Annahme dieser Bedingungen nicht verbunden.
3 Registrierung und Vertragsschluss
Vor dem Abschluss kannst du deine Angaben und die bereitgestellten Vertragstexte prüfen und berichtigen. Für die Einrichtung eines Zugangs ist die Bestätigung der E-Mail-Adresse erforderlich. Eine E-Mail-Bestätigung begründet für sich allein keine kostenpflichtige Buchung.
Mit dem Start der kostenlosen Demo beantragst du einen Testzugang für deinen Träger. Der kostenlose Nutzungsvertrag kommt mit unserer Bestätigung und der erfolgreichen Bereitstellung zustande. Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvertrag werden dabei in ihrer jeweiligen Fassung angenommen; die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ist keine pauschale Einwilligung in die Verarbeitung aller Daten.
Mit „Zahlungspflichtig bestellen“ gibst du eine verbindliche Bestellung für das angezeigte Angebot ab. Der kostenpflichtige Vertrag kommt durch unsere Annahme zustande. Eine technische Eingangsbestätigung allein ist keine Annahme. Preis, gebuchte Größe, Leistungsumfang, Vertragsbeginn und Abrechnungszeitraum werden im Angebot und in der Bestätigung festgehalten.
Vertragssprache ist Deutsch. Die vereinbarten Vertragsunterlagen werden in speicherbarer Form bereitgestellt. Frühere Annahmen bleiben der damals angenommenen Fassung zugeordnet; eine spätere Textänderung ersetzt sie nicht rückwirkend.
4 Kostenlose Demo
Die reguläre Demo dauert 30 Tage und beginnt mit der erfolgreichen Einrichtung nach Bestätigung der E-Mail-Adresse. Eine ausdrücklich vereinbarte andere Testdauer wird bei der Einrichtung beziehungsweise Verlängerung mitgeteilt. Die Demo enthält die dafür freigegebenen Funktionen ohne Zahlungspflicht. Bankdaten und ein Lastschriftmandat sind für die Demo nicht erforderlich.
Die Demo wird nicht automatisch kostenpflichtig. Eine Fortsetzung als zahlender Kunde erfordert eine ausdrückliche Bestellung und unsere Annahme. Ein geöffnetes Bestellformular oder eine noch nicht angenommene Bestellung genügt nicht.
Nach dem angezeigten Demoende werden Änderungen gesperrt. Für weitere 30 Tage können berechtigte Trägerverantwortliche vorhandene Daten lesen, exportieren und eine Fortsetzung vereinbaren. Wir informieren über die maßgeblichen Termine und erinnern grundsätzlich mindestens sieben Tage vor der operativen Löschung.
Ohne bestätigte Fortsetzung werden die operativen Organisationsdaten nach dieser Frist gelöscht. Ein bereits eingegangener, noch zu klärender Vertragsvorgang wird vor einer tatsächlichen Löschung geprüft; daraus entsteht keine unbegrenzte kostenlose Weiternutzung. Sicherungskopien und erforderliche eigene Nachweise folgen den gesonderten Fristen im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzerklärung.
5 Preise und Berechnung der Größe
Das Startpaket wird monatlich je Träger abgerechnet. Die folgenden Beträge enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer:
- Kleine Träger mit höchstens zehn aktiven Mitarbeitenden und höchstens 60 für den Preis zählenden Kindern zahlen 25,00 Euro pro Monat.
- Für größere Träger kostet jeder benötigte Größenblock 49,00 Euro pro Monat. Ein Block umfasst bis zu 25 aktive Mitarbeitende und bis zu 200 für den Preis zählende Kinder.
- Für Mitarbeitende und Kinder wird jeweils die Zahl der angefangenen Blöcke bestimmt. Der höhere der beiden Werte gilt; die Werte werden nicht addiert. Zwei benötigte Blöcke kosten damit 98,00 Euro pro Monat.
Gezählt wird trägerweit. Eine aktive Person mit Einrichtungsrolle, Springertätigkeit oder laufendem Beschäftigungsverhältnis zählt einmal als Mitarbeitende, auch bei Einsätzen in mehreren Einrichtungen. Personen ohne eigenes Nutzerkonto zählen ebenfalls, wenn sie als aktive Mitarbeitende geführt werden. Reine Verwaltungszugänge ohne eine dieser Zuordnungen und Elternzugänge werden nicht als Mitarbeitende gezählt. Für die Kinderzahl zählen die aufgenommenen Kinder. Kinder in einer Hortgruppe zählen zur Hälfte; die Summe dieser halben Anteile wird auf eine ganze Zahl aufgerundet. Andere Kinder zählen voll. Elternkonten und die Zahl der Einrichtungen verursachen keine eigenen zusätzlichen Gebühren.
Die beim Vertragsschluss vereinbarten Preise und die zugehörige Preisberechnung gelten für die Buchung. Eine spätere Änderung der allgemeinen Preisliste verändert einen bestehenden Vertrag nicht allein durch Veröffentlichung. Ein gesondert vereinbarter Preis geht den oben genannten Standardpreisen vor. Eine Einrichtungsgebühr oder zusätzliche Jahresbindung ist im Standardangebot nicht vorgesehen.
6 Größenänderungen
Im Standardmodus bestätigst du jede Änderung der gebuchten Größe ausdrücklich. Die Anwendung zeigt vorher die neue Größe, den Monatspreis und den Beginn. Eine bestätigte Änderung wirkt zum Beginn der nächsten noch nicht begonnenen Vertragsperiode; der monatliche Abrechnungsanker bleibt erhalten. Der laufende Monat wird deswegen nicht rückwirkend neu berechnet.
Du kannst stattdessen ausdrücklich die automatische Größenanpassung wählen und einen maximalen monatlichen Bruttobetrag festlegen. Dann wird die höchste während der laufenden Vertragsperiode benötigte Größe zum nächsten Periodenbeginn für die folgende Periode zugrunde gelegt. Das gilt sowohl für Vergrößerungen als auch für Verkleinerungen. Eine Anpassung oberhalb einer festgelegten Obergrenze erfordert deine gesonderte Bestätigung. Über eine bevorstehende Anpassung informieren wir die Trägerverantwortlichen. Die automatische Anpassung wendet die vereinbarte Preisformel an und erlaubt keine beliebige Änderung der Stückpreise.
Du kannst die automatische Anpassung für künftige, noch nicht verbindlich ausgelöste Änderungen abschalten oder eine Obergrenze ändern. Bereits bestätigte Buchungen bleiben davon unberührt. Eine kleinere Größe setzt voraus, dass die maßgebliche Nutzung in deren Grenzen passt.
Benötigt der Träger eine größere als die gedeckte Größe, weisen wir auf Umfang, Preis und Abhilfe hin. Im Bestätigungsmodus und bei Überschreitung einer automatischen Obergrenze entstehen durch den bloßen Zuwachs keine zusätzlichen Kosten. Bleibt die Überschreitung nach einer angekündigten Frist von regulär 14 Tagen bestehen, können wir die Aufnahme weiterer Mitarbeitender und Kinder begrenzen. Lesen, bestehende Betreuungsvorgänge und das Offboarding bleiben erhalten. Eine bestätigte passende Vergrößerung oder Verringerung der Nutzung beendet diese Begrenzung.
7 Laufzeit und Kündigung
Der kostenpflichtige Standardvertrag läuft auf unbestimmte Zeit mit monatlichen Abrechnungsperioden. Er kann ohne zusätzliche Vorlauffrist zum Ende der laufenden bezahlten Vertragsperiode gekündigt werden. Entscheidend ist der Eingang der Kündigung, nicht der spätere Zeitpunkt ihrer Bearbeitung. Es entsteht keine automatische Jahresbindung.
Du kannst im Bereich „Vertrag und Abrechnung“, über Vertrag kündigen oder durch eine eindeutige Erklärung an kontakt@kidda.express kündigen. Für den öffentlichen Kündigungsweg ist keine Anmeldung erforderlich. Bitte nenne den Träger und eine Vertragsreferenz, soweit vorhanden, damit wir den Vertrag zuordnen können. Eine fehlende Referenz macht eine anderweitig eindeutig zuordenbare Erklärung nicht unwirksam.
Wir können einen unbefristeten kostenpflichtigen Vertrag ordentlich mit einer Frist von mindestens einem Monat zum Ende einer Vertragsperiode kündigen. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Soweit erforderlich, setzen wir zuvor eine angemessene Abhilfefrist oder sprechen eine Abmahnung aus.
Die Beendigung eines einzelnen persönlichen Zugangs ist keine Kündigung des Trägervertrags. Eine neue Buchung oder Änderung hebt eine vorgemerkte Kündigung nur auf, wenn dies ausdrücklich vereinbart wird.
8 Rechnungen und SEPA
Kostenpflichtige Buchungen werden auf Grundlage des vereinbarten Rechnungsprofils abgerechnet. Im Standardangebot erfolgt die Zahlung durch SEPA-Basislastschrift mit einem gesonderten Mandat. Zahlungsempfänger, Gläubigeridentifikationsnummer und die erforderlichen Mandatsangaben stehen im Mandat; die Mandatsreferenz teilen wir spätestens mit der Vorabankündigung mit.
Eine verkürzte SEPA-Vorabankündigung von einem Kalendertag gilt nur, wenn du ihr gesondert ausdrücklich zugestimmt hast. Ohne eine solche Vereinbarung gilt eine Vorabankündigung von mindestens 14 Kalendertagen. Die Ankündigung nennt den genauen Betrag und den vorgesehenen Einzugstermin und kann zusammen mit der Rechnung erfolgen. Bankgeschäftstage und bankseitige Vorlaufzeiten können den tatsächlichen Einzug verschieben.
Bitte halte Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail und Mandatsdaten aktuell und sorge bei berechtigten Einzügen für ausreichende Deckung. Ein Mandatswiderruf oder eine Lastschriftrückgabe beendet den Nutzungsvertrag nicht und beseitigt eine berechtigte Forderung nicht automatisch. Gesetzliche Erstattungsrechte bleiben bestehen. Ein geeignetes SEPA-Konto darf nicht allein wegen seines zulässigen ausländischen Sitzes abgelehnt werden.
Nur erforderliche, tatsächlich entstandene und vom Träger zu vertretende externe Rücklastschriftkosten können nach den gesetzlichen Regeln verlangt werden. Es gibt keine pauschale Strafgebühr und keine Rücklastschriftgebühr für unsere eigene Bearbeitungszeit.
9 Offene Zahlungen und Einschränkungen
Eine fehlgeschlagene Lastschrift führt nicht zu einer sofortigen Löschung. Wir informieren die Trägerverantwortlichen über eine berechtigte fällige Forderung, prüfen Einwendungen und kündigen eine mögliche Einschränkung mit Grund, Abhilfe und frühestem Beginn an. Einschränkungen setzen die gesetzlichen Voraussetzungen voraus und müssen zum Rückstand und zum Einzelfall passen. Ein unverhältnismäßig geringer Rückstand rechtfertigt keine Sperre.
Der reguläre Ablauf sieht zunächst sieben Tage unveränderten Betrieb mit Zahlungshinweis vor. Bleibt die Forderung danach offen, kann für die folgenden 14 Tage ein reduzierter Betrieb einsetzen: keine Neuaufnahme von Mitarbeitenden und Kindern oder Änderung der Verwaltungseinstellungen, kein Monatsabschluss und keine Lohn- und Zeitexporte, keine Veröffentlichung neuer Dienstplanperioden und Teamnachrichten grundsätzlich nur lesend. Laufende Pläne, Vertretungen, Tausch, Offboarding und Ankündigungen der Leitung bleiben nutzbar.
Nach insgesamt 21 Tagen kann der reguläre Team- und Elternzugang gesperrt werden. Berechtigte Trägerverantwortliche behalten grundsätzlich Zugang zum Lesen und zum notwendigen Datenexport sowie zu Rechnung, Zahlung und Support. Die Möglichkeit eines gesetzlich vorgesehenen Anbieterwechsels wird dadurch nicht ausgeschlossen. Anwesenheit, Abholung, Krankmeldungen und Elternkommunikation bleiben bis zu dieser Stufe erhalten; der interne Alarm bleibt auch in den Einschränkungsstufen als Hilfsfunktion verfügbar.
Eine Einschränkung erfolgt nur nach rechtzeitiger konkreter Ankündigung und angemessener Gelegenheit zur Klärung. Verzögert sich diese, beginnen die genannten Stufen entsprechend später. Fehler unseres Zahlungsabgleichs dürfen keine Einschränkung auslösen. Nach Klärung oder Ausgleich heben wir eine zahlungsbedingte Einschränkung unverzüglich auf. Ein einmaliger kurzer Aufschub zur Prüfung einer angekündigten Überweisung kann im Abrechnungsbereich beantragt werden. Eine Sperre ist keine eigenständige Löschfrist und ersetzt keine wirksame Kündigung.
10 Zugänge und zulässige Inhalte
Nutze persönliche Zugänge, schütze Passwörter und Wiederherstellungscodes und vergib nur erforderliche Rechte. Für besonders weitreichende Rechte empfehlen wir die Zwei-Faktor-Anmeldung. Der Träger prüft Zugänge regelmäßig und entzieht sie bei einem Ausscheiden oder einer Änderung der Zuständigkeit rechtzeitig.
Der Träger ist für die Rechtmäßigkeit und Richtigkeit seiner Inhalte verantwortlich. Er stellt die erforderlichen Rechtsgrundlagen und Datenschutzinformationen für Beschäftigte, Kinder, Eltern und weitere betroffene Personen sicher und beachtet insbesondere Aufsicht, Sorgeberechtigung, Beschäftigtendatenschutz und mögliche Mitbestimmungsrechte.
Gesundheitsangaben gehören nur in die dafür vorgesehenen, zugriffsbeschränkten Funktionen und nur im erforderlichen Umfang. Für eine Krankmeldung ist regelmäßig keine Diagnose erforderlich. Medizinische Patientenakten, umfassende Befunde, Angaben zu Straftaten sowie sachfremde sensible Inhalte dürfen nicht eingegeben werden. Bilder und Anhänge dürfen nur hochgeladen oder geteilt werden, wenn dafür die erforderlichen Rechte bestehen. Gruppen und Nachrichten dürfen keine unberechtigten Empfänger erhalten.
Untersagt sind rechtswidrige Inhalte, Angriffe auf die Anwendung, die Umgehung von Zugriffsrechten und die gezielte Umgehung vereinbarter Größen- oder Testgrenzen. Bei einer konkreten Sicherheitsgefahr oder Rechtsverletzung können wir betroffene Zugänge im erforderlichen Umfang vorübergehend einschränken. Wir informieren über Grund und Abhilfe, soweit dies die Abwehr oder gesetzliche Pflichten nicht gefährdet, und heben die Maßnahme auf, sobald ihr Grund entfällt.
Untersagt sind insbesondere belästigende, bedrohende, diskriminierende, hasserfüllte oder sexuell übergriffige Beiträge, pornografische Darstellungen, Inhalte zur sexuellen Ausbeutung Minderjähriger sowie Gewaltverherrlichung. Sachliche Angaben, die für die rechtmäßige Betreuung und Organisation erforderlich sind, bleiben im dafür vorgesehenen geschützten Rahmen zulässig.
Du kannst eine Nachricht oder eine Person in der Anwendung vertraulich an den kidda-Betreibersupport melden. Vor dem Senden siehst du die ausgewählten Angaben. Übermittelt werden dein Hinweis, der gezeigte Textausschnitt und die zur Bearbeitung erforderlichen Zuordnungsdaten; ein vollständiger Chatverlauf und Chat-Anhänge werden nicht automatisch weitergegeben. Den Vorgang und Antworten können in der Anwendung nur du und die berechtigten Betreiberpersonen lesen. Die gemeldete Person und die Kita-Leitung erhalten keinen Zugriff auf deine Meldung. Wir prüfen solche Hinweise und ergreifen bei bestätigten Verstößen die erforderlichen Maßnahmen im Rahmen unserer Moderations- und Sperrmöglichkeiten.
Zusätzlich kannst du den persönlichen Kontakt zu einer Person innerhalb deiner Organisation blockieren. Die Entscheidung gilt auf allen Geräten deines Kontos und verhindert neue Direktnachrichten in beiden Richtungen sowie persönliche Chat- und Erwähnungsmitteilungen dieser Person. Gemeinsame Gruppen und Notfallalarme bleiben sichtbar. Unter „Profil und Konto → Blockierte Kontakte“ kannst du die Entscheidung wieder aufheben.
11 Daten und Auftragsverarbeitung
Der Träger behält seine Rechte an den eingestellten Inhalten. DS81 erhält nur die Rechte, die zur Bereitstellung, Sicherung, Fehlerbehebung und vereinbarten Verarbeitung erforderlich sind. Eine Nutzung der Organisationsinhalte für Werbung, den Verkauf personenbezogener Daten oder das Training allgemeiner KI-Modelle ist nicht vereinbart.
DS81 verarbeitet Organisationsdaten nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Er gilt auch während der Demo und geht bei widersprechenden Datenschutzregelungen vor. Eigene Vertrags-, Rechnungs- und notwendige Plattform-Sicherheitsdaten sind davon getrennt; diese Verarbeitung beschreibt die Datenschutzerklärung.
12 Export und Anbieterwechsel
Du kannst einen Anbieterwechsel, eine Übertragung in eine eigene IT-Umgebung oder die Löschung der exportierbaren Organisationsdaten über kontakt@kidda.express verlangen. Ein solcher Wunsch ist auch während der Laufzeit möglich. Bitte bezeichne den Träger, die gewünschte Maßnahme und gegebenenfalls den Zielanbieter. Wir bestätigen den Ablauf in Textform und unterstützen den sicheren Wechsel.
Für die Vorbereitung gilt keine längere Kündigungsfrist als die in Abschnitt 7 vereinbarte monatliche Vertragsperiode; sie beträgt in keinem Fall mehr als zwei Monate. Auf diese Frist folgt bei einem gewünschten Wechsel eine Übergangsphase von höchstens 30 Kalendertagen. In dieser Phase unterstützen wir die Übertragung ohne unnötige Verzögerung, wahren die vereinbarte Sicherheit und führen die vertragliche Leistung im notwendigen Umfang fort. Der Kunde und ein beteiligter Zielanbieter wirken nach Treu und Glauben mit.
Ist die Höchstfrist aus technischen Gründen nicht einzuhalten, teilen wir das innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselantrag mit, begründen die Gründe und benennen eine alternative Übergangsphase von höchstens sieben Monaten. Du kannst die Übergangsphase außerdem einmal um eine für deine Zwecke angemessene Dauer verlängern. Solange eine erforderliche Übergangsphase läuft, wird keine damit unvereinbare automatische Organisationslöschung durchgeführt.
Exportierbar sind die vom Träger und seinen berechtigten Personen eingebrachten Daten und Dateien sowie die für deren weitere Nutzung erforderlichen Zuordnungen und im Dienst erzeugten Fachdaten. Dazu gehören insbesondere Einrichtungs- und Gruppenstruktur, Personen- und Kinderzuordnungen, Abholung und Anwesenheit, gespeicherte Betreuungs- und Belegungsdaten, Dienstplan, Abwesenheiten und Zeitkonten, freigegebene Nachrichten und Aushänge, Termine, Umfragen und jeweils zugehörige Anhänge. Personenbezogene Direktnachrichten werden nur an hierfür berechtigte Empfänger oder auf eine rechtmäßige, gesondert geprüfte Weisung herausgegeben; die Vertraulichkeit anderer Personen bleibt geschützt.
Ausgenommen sind unser Programmcode, interne technische Schlüssel, Daten anderer Träger und solche geschützten internen Informationen, deren Ausschluss den Wechsel nicht behindert. Wir erläutern eine konkrete Ausnahme; ein pauschaler Ausschluss aller erzeugten Daten findet nicht statt. Geschützte Zugangsdaten werden nicht ungesichert an einen Zielanbieter weitergegeben.
Im Datenexportbereich kannst du den vollständigen Selbstbedienungs-Export anfordern. Ohne eine bewusste Einschränkung umfasst er den gesamten noch gespeicherten Bestand innerhalb deiner aktuellen Fach- und Exportrechte, einschließlich zugehöriger Originaldateien und notwendiger Beziehungen. Das schließt vorhandene Daten früher genutzter Module ein. Eine Auswahl bestimmter Einrichtungen, Datenbereiche oder Zeiträume erzeugt ein Teilpaket. Bereits rechtmäßig gelöschte Daten werden nicht wiederhergestellt.
Ein Exportrecht erweitert keine fachlichen Leserechte. Für die vollständige rechtmäßige Rückgabe eines Trägerbestands können deshalb mehrere berechtigte Rollen beziehungsweise Pakete erforderlich sein. Gesundheitsdaten, Personalangaben und interne Planungsinhalte werden nur im jeweils erlaubten Fachumfang ausgegeben. Direktgespräche sind aus dem Organisationspaket ausgenommen; hierfür stehen der berechtigte persönliche Nachrichtenexport und gesondert geprüfte rechtmäßige Herausgaben zur Verfügung. Die Berechtigung wird beim Erstellen und erneut beim Herunterladen geprüft. Ein späterer Rechteentzug kann den Download eines bereits erzeugten Pakets sperren.
Das ZIP-Paket enthält maschinenlesbare JSON- und CSV-Dateien, eine Beschreibung der Strukturen und Beziehungen, eine Übersicht des Paketumfangs und berechtigte Originaldateien. CSV wird in UTF-8 mit Semikolon als Trennzeichen bereitgestellt; lesbare Darstellungen ergänzen den Datenexport. Fehlende oder fehlerhafte Quelldateien und festgestellte Unvollständigkeit werden ausgewiesen. Erforderliche Ergänzungen bei solchen Fehlern oder gesondert zu prüfende Herausgaben bearbeiten wir über den Support, nach Berechtigungsprüfung und mit geschützter Übermittlung. Eigene Vertrags- und Rechnungsunterlagen bleiben im Vertragsbereich erhältlich. Wir halten im Exportbereich eine aktuelle online zugängliche Übersicht zu exportierbaren Daten, Datenstrukturen, Formaten, verfügbaren Schnittstellen und bekannten Einschränkungen bereit und stellen die für einen Wechsel erforderlichen offenen Schnittstellen und Informationen unentgeltlich zur Verfügung. Die Einfuhr in die Anwendung eines anderen Anbieters und deren identische Funktionsweise können wir nicht zusagen.
Der Vertrag endet beim vereinbarten Wechsel nach dem erfolgreichen Abschluss der Übertragung, beim gewünschten Löschen nach Ablauf der maßgeblichen Kündigungsfrist. Nach Abschluss der Übergangsphase bleiben mindestens weitere 30 Kalendertage für den Abruf der exportierbaren Daten. Danach werden sie nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht, sofern du nicht eine frühere Löschung verlangst oder eine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Ein Downloadpaket ist jeweils sieben Tage ab Fertigstellung abrufbar. Innerhalb der gesamten Lese- und Abrufphase kannst du erneut Pakete anfordern, auch nach Ablauf eines früheren Pakets. Regulär sind fünf Anforderungen je Träger und Tag möglich; notwendige weitergehende Unterstützung bearbeiten wir über den Support. Die kurze Laufzeit eines einzelnen Downloadlinks und die technische Anforderungsgrenze verkürzen die vertragliche Abrufphase oder einen erforderlichen Rückgabeanspruch nicht.
Für den Wechsel, die notwendige Unterstützung und die Herausgabe exportierbarer Daten erheben wir keine besonderen Wechselentgelte. Vereinbarte reguläre Nutzungsentgelte fallen nur für die Zeit an, in der der Nutzungsvertrag beziehungsweise eine vereinbarte fortgesetzte Leistung besteht. Für die anschließende reine Datenabrufphase fallen keine zusätzlichen Nutzungsentgelte an. Eine bloße Kündigung ohne Wechsel folgt der 30-tägigen Lese- und Exportphase aus Abschnitt 13.
Nicht personenbezogene Organisationsdaten werden auf den vereinbarten Anwendungs- und Sicherungsservern in Deutschland gespeichert. E-Mails werden in der Region Frankfurt versendet; mögliche Drittlandzugriffe im E-Mail-Dienst sind in den Angaben zu den eingesetzten Anbietern beschrieben. Zugriffsbegrenzung, verschlüsselte Übertragung, geschützte Administrationszugänge und begrenzte Sicherungskopien schützen auch nicht personenbezogene Daten. Ersuchen ausländischer Behörden prüfen wir auf ihre Vereinbarkeit mit dem anwendbaren Unionsrecht und deutschem Recht, beschränken eine zulässige Herausgabe auf den erforderlichen Umfang und informieren den Träger, soweit zulässig. Ein mit diesem Recht unvereinbares Ersuchen rechtfertigt keine Herausgabe allein aufgrund seines Eingangs. Die öffentlich zugänglichen Angaben zu Verarbeitungsorten und Schutzmaßnahmen stehen in diesem Abschnitt und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, insbesondere Anlage 1 und Anlage 2.
13 Vertragsende und Löschung
Nach einem regulären Vertragsende ohne besondere Übergangsphase bleiben grundsätzlich 30 Tage für Lesen und Export durch berechtigte Trägerverantwortliche. Wir teilen das Ende der Frist mit und erinnern grundsätzlich mindestens sieben Tage vor der operativen Löschung. Eine rechtzeitig vereinbarte Wechselphase, eine rechtmäßige abweichende Weisung und eine erforderliche gesetzliche Aufbewahrung werden berücksichtigt.
Danach werden die operativen Organisationsdaten und Dateien gelöscht. Sicherungskopien laufen spätestens nach 14 Tagen auf dem Anwendungsserver beziehungsweise 35 Tagen auf dem zweiten Sicherungsserver aus. Für gesetzlich erforderliche eigene Unterlagen gelten getrennte Fristen. Zugang und Berechtigungen bei einem anderen Träger bleiben von der Löschung einer Organisation unberührt.
14 Mängel und Haftung
Es gelten die gesetzlichen Mängelrechte und Haftungsregeln. Das gilt insbesondere für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit. Gesetzlich zwingende Rechte bei digitalen Produkten, Datenschutzverstöße und gesetzliche Ansprüche betroffener Personen werden durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt.
Bitte melde eine Störung mit den zur Bearbeitung erforderlichen Angaben. Die Meldung ist keine zusätzliche Voraussetzung für gesetzliche Ansprüche. Eigene Organisationspflichten ersetzen nicht unsere Verantwortung für die vereinbarte Leistung und deren sichere Bereitstellung.
15 Vertragsänderungen und Schlussbestimmungen
Notwendige Anpassungen zur Erhaltung von Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Vertragsmäßigkeit sind im gesetzlichen Rahmen zulässig. Andere wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs, der Preise oder dieser Bedingungen werden nicht allein durch dein Schweigen wirksam. Soweit eine neue Vereinbarung erforderlich ist, holen wir die Zustimmung eines berechtigten Trägervertreters ein. Gesetzliche Informations-, Wechsel- und Beendigungsrechte bleiben erhalten.
Ein bestehendes Verbraucherwiderrufsrecht erläutert die Widerrufsbelehrung. Die bloße Freischaltung eines Zugangs beseitigt dieses Recht nicht.
Es gilt deutsches Recht. Zwingende Schutzvorschriften für Verbraucher bleiben unberührt. Es wird kein abweichender ausschließlicher Gerichtsstand vereinbart. Ist eine Bestimmung unwirksam, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Regeln. Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
Stand: 15. Oktober 2026